Politique générale de protection des données à caractère personnel

WAROLD BROKERAGE SERVICES est soucieuse du respect de votre vie privée et de la protection de vos données à caractère personnel.

Dans un souci de transparence, WAROLD BROKERAGE SERVICES a adopté une « Politique générale de protection des données à caractère personnel » (ci-après « Politique générale ») conforme aux réglementations applicables en la matière et notamment au Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (*) et à la Loi luxembourgeoise du 1^er août 2018 (**) (ci-après « Réglementation »).

Cette présente Politique générale a pour objectif de vous informer sur les engagements pris par WAROLD BROKERAGE SERVICES afin de veiller à la protection de vos données à caractère personnel.

Veuillez noter que certains traitements spécifiques pourront faire l’objet d’une Politique distincte et adaptée.

(*) Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

(**) Loi du 1^er août 2018 portant organisation de la Commission Nationale pour la Protection des Données et mise en œuvre du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), portant modification du Code du travail et de la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’État.

Définitions

Consentement : de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Finalité : objectif poursuivi par la mise en place du traitement. Les données à caractère personnel doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Profilage : toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre.

Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Vous : toute personne physique interagissant avec WAROLD BROKERAGE SERVICES (par ex. un utilisateur de notre site internet, un consultant, les représentants et/ou employés d’un de nos clients, prospects, prestataires de services, partenaires commerciaux ou fournisseurs, un candidat, un collaborateur de WAROLD BROKERAGE SERVICES, un visiteur dans les locaux de WAROLD BROKERAGE SERVICES) et dont WAROLD BROKERAGE SERVICES est amenée à collecter, directement ou indirectement, des données à caractère personnel.

Qui est le responsable du traitement ?

S’agissant du traitement des données à caractère personnel vous concernant que WAROLD BROKERAGE SERVICES recueille directement ou indirectement, le Responsable du traitement est WAROLD BROKERAGE SERVICES.

Vous trouverez, ci-dessous, les coordonnées que vous pouvez utiliser pour nous contacter :

Quelles catégories de données a caractère personnel sont collectées et traitées par WAROLD BROKERAGE SERVICES ?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données à caractère personnel vous concernant selon la nature et la finalité des traitements opérés.

Dans tous les cas, nous nous engageons à ne collecter et traiter que les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies par les traitements de données que nous opérons tels que précisés au sein de la présente Politique générale.

Nous pouvons notamment être amenés à collecter les informations suivantes :

• Données d’identification : civilité, nom, prénom ;
• Données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;
• Données relatives à votre activité professionnelle : secteur d’activité, domaines d’expertise, années d’expérience, modalités de rémunération ;
• Données relatives au traitement de votre candidature : toutes les mentions présentes sur votre CV, lettre de motivation, niveau d’expérience, résultats des tests de personnalité, toute donnée librement accessible sur Internet dont profil public professionnel (LinkedIn, …), informations sur le dernier poste occupé (nom, fonction, secteur, salaire et dates) et informations sur la formation effectuée (intitulé du diplôme, niveau d’études, compétences et langues parlées).

Veuillez noter que, si vous ne fournissez pas certaines informations, il est possible que WAROLD BROKERAGE SERVICES ne soit pas en mesure d’accomplir tout ou partie des objectifs décrits dans la présente Politique générale (par ex. vous ne pourrez pas utiliser certains outils ou services ; nous ne serons pas en mesure de traiter votre demande ; dans le cadre d’un recrutement, la candidature ne pourra pas être retenue ; …).

Les données à caractère personnel collectées ne sont pas utilisées à des fins de profilage.

Dans le cadre de l’exercice de nos activités, aucune décision finale n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé, mais provient bien d’une analyse humaine.

Quelles sont les finalités des traitements de vos données à caractère personnel ?

Tout traitement de vos données à caractère personnel répond à une finalité légitime, explicite et spécifique.

Ainsi, WAROLD BROKERAGE SERVICES collecte et utilise vos données à plusieurs fins :

• Répondre à vos demandes d’informations, réclamations et questions ;
• Communiquer avec vous dans le cadre des missions qui nous sont confiées ou en vue de l’établissement de propositions commerciales, de l’émission d’appels d’offres, de la conclusion de contrats (contrat de mission de consultant, contrat de prestation de services, contrat d’apporteur d’affaires, …).
• Vous adresser des newsletters, des articles, des enquêtes thématiques, de la veille juridique, de l’information relative à des formations, des invitations en lien avec notre offre de services, l’actualité juridique ou économique, des enquêtes de satisfaction ;
• Gérer les candidatures à une offre d’emploi, de collaboration ou de stage ;
• Gérer les candidatures spontanées ;
• Répondre à nos obligations juridiques, réglementaires, professionnelles et/ou contractuelles ;
• Gérer, améliorer notre site internet, notre offre de services ;
• Organiser des manifestations.

En tout état de cause, les données à caractère personnel collectées sont adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités.

Dans l’hypothèse où vos données à caractère personnel seraient traitées pour des finalités différentes, WAROLD BROKERAGE SERVICES vous en informera et, lorsque la Réglementation l’exige, recueillera votre consentement exprès au préalable.

Quelles sont les bases légales applicables aux traitements de vos données à caractère personnel ?

De manière générale, nous collectons uniquement les données à caractère personnel qui sont nécessaires à la mise en œuvre des finalités décrites à la rubrique « QUELLES SONT LES FINALITES DES TRAITEMENTS DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ? ».

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel conformément aux finalités décrites ci-avant nous nous appuierons sur l’une des bases légales suivantes :

• Exécution d’un contrat : lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour remplir nos obligations en vertu d’un contrat auquel vous êtes partie / un représentant ou un employé de la partie ;
• Obligation imposée par la Réglementation : lorsque nous sommes tenus de traiter vos données à caractère personnel pour nous conformer à une obligation légale ou de communication d’informations à une autorité publique, une autorité fiscale, une autorité de contrôle ou une autorité judiciaire ;
• Intérêts légitimes : nous traiterons vos données à caractère personnel s’il est dans notre intérêt légitime de le faire, afin de gérer au mieux les affaires de notre société conformément à la Réglementation, et dans la mesure où cet intérêt n’outrepasse pas vos propres intérêts ;
• Votre consentement : dans certains cas, nous vous demanderons une autorisation spécifique de traiter certaines de vos données à caractère personnel, et nous les traiterons uniquement pour les finalités auxquelles vous aurez consenties.

Dans quel cadre sont collectées vos données à caractère personnel ?

Principalement, WAROLD BROKERAGE SERVICES est susceptible de collecter vos données :

• Via le site internet https://www.warold.com, lors d’une inscription newsletters ;
• Via les réseaux sociaux, via les boutons présents sur les pages LinkedIn, vous pouvez suivre et/ou « aimer » les post de WAROLD BROKERAGE SERVICES ;
• Via nos clients, prospects, prestataires de services, partenaires commerciaux ;
• Via des sites internet/pages de réseaux sociaux contenant des informations que vous avez rendues publiques (par ex. votre propre site internet ou média social) ;
• Via nos interactions avec vous, par courriers postaux, emails, téléphone, lors d’entrevues, de formations.

Quel est le délai de conservation de vos données à caractère personnel ?

La période de conservation des données dépend à la fois de leur nature et des circonstances spécifiques qui nous ont amené à les collecter.

Nous conserverons vos données à caractère personnel dans nos systèmes pendant la plus longue des durées suivantes : (i) aussi longtemps que nécessaire pour les opérations et les finalités de traitement concernées, (ii) pendant les durées de conservation, d’archivage et de prescription autorisées par la Réglementation, (iii) la fin de la durée de prescription applicable à la suite d’un litige ou d’une enquête à l’égard de l’une de nos offres ou propositions, ou de l’un de nos services.

Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?

Vous disposez, sous réserve des limites prévues par la Réglementation en vigueur, de plusieurs droits à l’égard du traitement de vos données à caractère personnel :

• Le droit d’information : droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées ;
• Le droit d’accès : droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous possédons sur vous ;
• Le droit de rectification : droit de demander la correction de vos données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées ;
• Le droit d’effacement (« droit à l’oubli ») : droit de demander que vos données à caractère personnel soient supprimées, dans la limite de ce qui est permis par la Réglementation (par ex. lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées) ;
• Le droit de limitation : droit de demander de restreindre la façon dont sont traitées vos données à caractère personnel dans les cas définis par la Réglementation (par ex. lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, le traitement des données sera limité pendant la période nécessaire à la vérification de l’exactitude de ces données) ;
• Le droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans que cela porte atteinte au traitement effectué sur base de votre consentement avant le retrait de celui‐ci ;
• Le droit à la portabilité des données : droit de demander que nous vous remettions vos données ou que nous les transférions à un tiers, lorsque cela est techniquement possible ;
• Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle en charge de la protection des données à caractère personnel.

Vous disposez également d’un droit d’opposition, vous permettant de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous avez par ailleurs le droit de vous opposer à tout moment au traitement de données à caractère personnel vous concernant à des fins de prospection commerciale ou à des fins de profilage si ce profilage est lié à une prospection commerciale.

Si vous avez sollicité des services ou des communications spécifiques auprès de WAROLD BROKERAGE SERVICES, (par ex. des newsletters, des communications, des invitations à des événements et/ou formations) vous pourrez vous désabonner à tout moment en suivant les instructions contenues dans chaque communication.

Si vous souhaitez exercer vos droits sur vos données à caractère personnel, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse suivante :

• Soit par email : info@warold.com ;
• Soit par courrier postal : WAROLD BROKERAGE SERVICES, 29 Boulevard Prince Henri
  L-1724 Luxembourg. 

Votre demande, datée et signée, devra être accompagnée d’une copie de votre pièce d’identité en cours de validité.

Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande, sous réserve qu’elle soit conforme à la Réglementation applicable. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité de la demande et du nombre des demandes.

Comment introduire une réclamation ?

Si, malgré notre engagement et nos efforts pour la protection de vos données à caractère personnel, vous estimez que vos droits en matière de confidentialité des données ont été violés, nous vous invitons à nous contacter en utilisant les adresses postale ou électronique mentionnées ci-dessus.

Vous avez le droit de soumettre, à tout moment, une plainte directement auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données qui est l’autorité de contrôle luxembourgeoise en charge de la protection des données.

Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNPD »)
Service des réclamations
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux

Vous pouvez, pour ce faire, utiliser le formulaire en ligne prévu à cet effet : https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/fairevaloir/formulaire-plainte.html

Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

En principe, vos données sont traitées avec le plus grand soin par WAROLD BROKERAGE SERVICES. Par ailleurs, l’accès à vos données à caractère personnel au sein de WAROLD BROKERAGE SERVICES sera limité aux seuls employés ayant besoin d’avoir connaissance de vos informations aux fins décrites dans la présente Politique générale.

Pour l’une ou l’autre des finalités dont il est fait mention à la rubrique « QUELLES SONT LES FINALITES DES TRAITEMENTS DE VOS DONNEES PERSONNELLES ? », nous pouvons être amenés à transférer des données à caractère personnel vous concernant :

• A des tiers clairement identifiés pour répondre à nos obligation légales (par ex. une autorité publique, une autorité fiscale, une autorité de contrôle ou une autorité judiciaire) ;
• Pour autant que nous disposons de votre autorisation expresse à ce sujet, à des tiers pour les besoins de la bonne gestion des affaires de notre société (par ex. des prestataires de services, des clients, des prospects, …) ;
• Si nécessaire, à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

En principe, nous ne procédons à aucun transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne.

Dans une telle éventualité, ce transfert aura lieu sur la base d’une décision rendue par la Commission européenne, lorsque celle-ci a reconnu que le pays vers lequel vos données sont transférées assure un niveau de protection équivalent à celui existant au sein de l’Union européenne.

En cas de transfert vers un pays dont le niveau de protection de vos données n’a pas été reconnu comme adéquat par la Commission européenne, nous mettrons en place des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne pour assurer la protection de vos données.

Comment sont sécurisées vos données à caractère personnel ?

WAROLD BROKERAGE SERVICES prend toutes les précautions utiles, ainsi que les mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour préserver la sécurité de vos données à caractère personnel et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, détruites, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Ces mesures comprennent notamment :

• La sensibilisation et la formation du personnel de WAROLD BROKERAGE SERVICES afin de s’assurer qu’il connaît nos obligations en matière de protection de la vie privée au moment du traitement de données à caractère personnel ;
• Des contrôles administratifs et techniques de manière à nous assurer d’accéder uniquement aux données à caractère personnel si nous en avons besoin ;
• Des moyens, notamment via la mise en place de pares feux, du cryptage et de logiciels antivirus, permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes informatiques ;
• Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
• Des mesures de sécurité physique dans nos locaux, notamment via l’utilisation de badges d’accès.

Malgré tous les efforts mis en œuvre par WAROLD BROKERAGE SERVICES, une protection absolue contre toutes menaces ne peut être apportée. WAROLD BROKERAGE SERVICES s’engage toutefois, conformément à la Réglementation, et dans le cas où une violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, à vous contacter dans les meilleurs délais pour vous en informer.